In Germany, e-invoicing is currently required for B2G (Business-to-Government) transactions, and a B2B (Business-to-Business) mandate has also been proposed starting in 2025. Here’s what you should know about e-invoicing mandates in Germany.
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XRechnung: German B2G e-invoicing mandate
The German B2G e-Invoicing mandate is commonly referred as ‘XRechnung’. The first wave was targeted for the central government (aka Bund).
The XRechnung journey really started end of 2020. XRechnung is defined as a CIUS to the EN-16931 Core, as Version2 was to be used starting in January 2021.
Besides a number of content requirements, the public customer identification by a LeitwegID took some attention. A LeitwegID can be used for addressing as well as generic buyer reference, most of the time both correspond but in certain cases, the values differ.
Besides that, invoice delivery was the second point: if automated exchange was in scope (such as through web services), Peppol needed to be offered as a common denominator. But we have seen most attention going to portal platforms.
How to comply with Deutschland XRechnung
On the Bundes level, the government has prepared 2 portals:
Both these portals allow for manual upload as well as follow-up monitoring. They also provide a “robot” e-mail as well as a Peppol interface.
These portals and e-mail requirements are not designed for automation and are not service provider-friendly. For e-mail, the supplier needs to register and whitelist the e-Mail address they will be using for sending invoices. The Peppol gateway, however, fulfills these requirements.
Large buyers escape these flows: the entities belonging to the Deutsche Bahn have their own approach and are not connected to the portals nor addressable using Peppol.
Regional differences for B2G e-invoicing
Bremen is the first regional state that opened up for e-Invoicing using the zErika portal or Peppol delivery. In Bremen, the address for Peppol is distinct from the buyer reference to be used in the transaction.
Since 2022, The B2G mandate was extended to a number of states or regions (Länder), more specifically. Today although most of them accept XRechnung invoices through Peppol, there remain differences between states:
- A few of them do not offer Peppol as a possible channel to send invoices
- Some offer alternative channels such as email or web services
- Some accept a number of alternative formats such as ZUGFeRD
Germany proposes B2B e-invoicing mandate
In April 2023, the German Ministry of Finance requested consultation on a proposal to mandate e-invoicing for all business-to-business (B2B) transactions starting in 2025. This proposed requirement would be based on the European Commission’s Value Added Tax in the Digital Age (ViDA) framework, which is expected to mandate cross-border e-invoicing by 2027.
The e-invoicing mandate in Germany will be done in two steps: first a mandate to use electronic invoices between sellers and buyers will be introduced, and as a second step a proper CTC/Clearance regime will be put in place (i.e. invoices will need to be reported to the German tax administration).
The timeline for the first step is as follows:
- January 2025, all companies are required to be able to process inbound electronic invoices
- January 2026, large companies (>800k€ turnover) must send electronic invoices
- January 2027, companies with a turnover under 800k€ will be required to send electronic invoices
- Note that until January 2028, electronic invoices can still be sent using an EDI format; after that date, only en16931 invoices must be used
The timeline for the second phase – implementation of a CTC regime – remains to be defined.
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Deutsche Fassung
Deutsche E-Invoicing-Vorschrift: Xrechnung in Deutschland
In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung derzeit für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) vorgeschrieben, und es wurde eine B2B-Vorschrift (Business-to-Business) ab 2025 vorgeschlagen. Hier erfahren Sie, was Sie über E-Invoicing-Vorschriften in Deutschland wissen sollten.
XRechnung: Deutsche B2G E-Invoicing-Vorschrift
Die deutsche B2G-Vorschrift für die elektronische Rechnungsstellung wird gemeinhin als “XRechnung” bezeichnet. Die erste Welle war für den Bund bestimmt.
Die Einführung von XRechnung hat bereits Ende 2020 begonnen. XRechnung ist als CIUS zum EN-16931-Kern definiert, da die Version2 ab Januar 2021 verwendet werden sollte.
Neben einer Reihe von inhaltlichen Anforderungen wurde die öffentliche Kundenidentifikation durch eine LeitwegID berücksichtigt. Eine LeitwegID kann sowohl zur Adressierung als auch zur allgemeinen Käuferreferenz verwendet werden, meistens stimmen beide überein, aber in bestimmten Fällen unterscheiden sich die Werte.
Die Rechnungszustellung war ein weiterer zentraler Punkt: Wenn ein automatisierter Austausch in Frage kam (z. B. über Webdienste), musste Peppol als gemeinsamer Nenner angeboten werden. Die meiste Aufmerksamkeit wurde jedoch den Portalplattformen gewidmet.
Wie Sie den Standard für Deutschland XRechnung einhalten
Auf Bundesebene hat die Regierung zwei Portale eingerichtet:
Diese beiden Portale ermöglichen manuelles Hochladen Ihrer Rechnungen und deren Überwachung. Sie bieten auch eine “Roboter”-E-Mail sowie eine Peppol-Schnittstelle.
Diese Portale und E-Mail-Anforderungen sind nicht für die Automatisierung und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ausgelegt. Für den E-Mail-Versand muss der Lieferant die E-Mail-Adresse, die er für den Rechnungsversand verwenden will, registrieren und auf eine Whitelist setzen. Das Peppol-Gateway hingegen ist darauf ausgelegt.
Großabnehmer entziehen sich diesen Workflows: Die zur Deutschen Bahn gehörenden Unternehmen haben einen eigenen Ansatz und sind weder an die Portale angeschlossen noch über Peppol ansprechbar.
Regionale Unterschiede bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich
Bremen ist das erste Bundesland, das sich für die elektronische Rechnungsstellung über das zErika-Portal oder die Peppol-Lieferung geöffnet hat. In Bremen ist die Adresse für Peppol eine andere als die für die Transaktion zu verwendende Käuferreferenz.
Seit 2022 wurde die B2G-Vorschrift auf eine Reihe von Bundesländern ausgeweitet. Obwohl heute die meisten Bundesländer XRechnung-Rechnungen über Peppol akzeptieren, gibt es weiterhin Unterschiede. Je nach Bundesland werden unterschiedliche Verfahren angeboten:
- Nicht immer wird Peppol als möglicher Kanal für den Rechnungs-Versand angeboten
- Einige bieten alternative Kanäle wie E-Mail oder Webdienste an.
- Einige akzeptieren eine Reihe von alternativen Formaten wie ZUGFeRD.
Deutschland schlägt Vorschrift für elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich vor
Im April 2023 bat das deutsche Finanzministerium um eine Konsultation zu einem Vorschlag, der die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) ab 2025 vorschreibt. Diese vorgeschlagene Vorschrift würde sich auf den Rahmen der Europäischen Kommission für die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) stützen, die die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung voraussichtlich bis 2027 vorschreiben wird.
Die Vorschrift für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird in zwei Schritten umgesetzt: Zunächst wird eine Vorschrift für die Verwendung elektronischer Rechnungen zwischen Verkäufern und Käufern eingeführt, und in einem zweiten Schritt wird ein ordnungsgemäßes CTC/Clearance-System eingeführt (d. h. Rechnungen müssen an die deutsche Steuerverwaltung gemeldet werden).
Der Zeitplan für den ersten Schritt sieht wie folgt aus:
- Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, eingehende elektronische Rechnungen zu verarbeiten.
- Ab Januar 2026 müssen große Unternehmen (>800k€ Umsatz) elektronische Rechnungen versenden
- Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800 T€ elektronische Rechnungen versenden.
- Beachten Sie, dass bis Januar 2028 noch elektronische Rechnungen im EDI-Format versendet werden können; danach dürfen nur noch Rechnungen im Format en16931 verwendet werden.
Der Zeitplan für die zweite Phase – die Einführung einer CTC-Regelung – ist noch offen.
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Wenn man bedenkt, dass alle EU-Länder bis 2030 den Standard für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich anwenden sollen, ist es wichtig, eine Strategie für die elektronische Rechnungsstellung zu entwickeln, die globale Standards berücksichtigt – über die Vorschriften der einzelnen Länder hinaus.
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